REGULAMIN POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

REGULAMIN POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

w Centrum Mediacji i Arbitrażu
przy Stowarzyszeniu Prawników Rynku Motoryzacyjnego

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1.

1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania w celu rozwiązania konfliktu w Centrum Mediacji i Arbitrażu przy Stowarzyszeniu Prawników Rynku Motoryzacyjnego, zwanego dalej „Centrum Mediacji i Arbitrażu” lub „Centrum”, w sporach, które bezpośrednio lub pośrednio dotyczą bądź związane są z branżą motoryzacyjną.
2. Zadania w zakresie postępowania mediacyjnego dla Centrum Mediacji i Arbitrażu przy Stowarzyszeniu Prawników Rynku Motoryzacyjnego wykonuje Książkiewicz Muchowicz Kancelaria Radców Prawnych sp. p. z siedzibą w Poznaniu przy ulicy 3 Maja 47/9, 61-728 Poznań, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000726385, NIP: 7831778266, (zwana dalej „Kancelarią), natomiast obsługę administracyjną i biurową Centrum Mediacji i Arbitrażu prowadzi biuro Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego z siedzibą w Warszawie, ul. Jutrzenki 177, 02-231 Warszawa, wpisanego do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000747768, NIP: 5342587100.
3. W zakresie rozliczeń ze stronami postępowania mediacyjnego Kancelaria wystawia fakturę VAT lub rachunek bezpośrednio na rzecz stron postępowania mediacyjnego zgodnie z obowiązującym kosztami postępowania mediacyjnego określonymi w niniejszym Regulaminie.

 

§ 2

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o mediatorze, rozumie się przez to mediatora z Centrum Mediacji i Arbitrażu przy Stowarzyszeniu Prawników Rynku Motoryzacyjnego.
2. Centrum organizuje sesje mediacyjne, jeśli strony zwróciły się o pomoc w rozwiązaniu sporu z udziałem mediatora.
3. Przepisy RODO są stosowane przez Centrum, zgodnie z klauzulą informacyjną udostępnioną na stronie cmia.sprm.org.pl/rodo stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

ZASADY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

 

§ 3

Strony kierując sprawę do mediacji zobowiązują się współpracować z Pełnomocnikiem Centrum oraz mediatorem i działać w dobrej wierze w szczególności, co do przedkładania dokumentów, udzielanych informacji, zajmowanych stanowisk oraz rozwiązań konfliktu w spornej sprawie.

 

§ 4

1. Przebieg postępowania mediacyjnego ma charakter poufny.
2. Informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji nie mogą być przez niego ujawnione chyba, że wymagają tego powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Obowiązek zachowania poufności przez mediatora istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego.
3. Strony postępowania mediacyjnego zobowiązane są do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym lub innym postępowaniu przewidzianym przez ustawę, jakichkolwiek informacji ujawnionych w trakcie postępowania mediacyjnego, w szczególności:
4. stanowisk i sugestii wyrażonych przez strony w celu możliwego rozwiązania sporu,
5. ustępstw dokonanych przez strony w toku postępowanie mediacyjnego,
6. propozycji lub poglądów wyrażonych przez mediatora.

 

§ 5

1. Strona w postępowaniu mediacyjnym może być reprezentowana przez pełnomocnika, którym powinna być osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Za zgodą mediatora i stron mediacji w sesjach mediacyjnych mogą uczestniczyć osoby trzecie. Mediator może zaproponować stronom postępowania skorzystanie z pomocy eksperta.
3. Mediator nie powinien występować w roli eksperta.

 

ZASADY DZIAŁANIA I OBOWIĄZKI MEDIATORA

 

§ 6

1. Mediator prowadzi mediację zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz z Zasadami Etyki Mediatorów Polskich
2. Rolą mediatora jest pomoc stronom wyłącznie w rozwiązaniu konfliktu.
3. Mediator prowadząc mediację kieruje się zasadami neutralności, bezstronności i poufności.
4. Mediator składa do akt sprawy oświadczenie na piśmie, w którym oświadcza, że zachowa poufność przebiegu mediacji oraz oświadczenie o swojej bezstronności i neutralności.
5. Mediator nie rozstrzyga sporu pomiędzy stronami postępowania mediacyjnego i nie udziela stronom porad prawnych.
6. Mediator może w trakcie mediacji sporządzać notatki na własny użytek.
7. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji jedynie z ważnych powodów, a także wówczas, gdy istnieją lub pojawią się okoliczności mające wpływ na jego neutralność czy bezstronność.
8. W przypadku, gdy mediator odmówił prowadzenia mediacji powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Pełnomocnika Centrum i strony wskazując powody odmowy prowadzenia mediacji.
9. Mediację może prowadzić więcej niż jeden mediator. W tej sytuacji mediatorzy współpracują ze sobą.

 

 

WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

 

§ 7

1. Postępowanie mediacyjne może być wszczęte:

1) na zgodny wniosek stron;

2) na wniosek o przeprowadzenie mediacji jednej ze stron pod warunkiem, że druga strona w terminie 7 dni od doręczenia jej kopii tego wniosku poinformowała Centrum lub stronę o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji; brak zgody drugiej strony w określonym terminie powoduje, że sprawę pozostawia się bez rozpoznania, o czym informuje się wnioskodawcę;

3) z inicjatywy Centrum, jeśli strony wyraziły zgodę na mediację;

4) strony zostały skierowane do Centrum na podstawie prawomocnego postanowienia sądu prowadzącego postępowanie w sprawie sporu zaistniałego między nimi lub sąd ten wyznaczył mediatora do przeprowadzenia mediacji między stronami z listy stałych mediatorów prowadzonej przez Centrum Mediacji i Arbitrażu przy Stowarzyszeniu Prawników Rynku Motoryzacyjnego.

2. Miejsce prowadzenia mediacji wyznacza mediator..
3. Wniosek o przeprowadzenie mediacji stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

§ 8

1. Wniosek o wszczęcie mediacji o którym mowa w § 8 pkt 1 i 2 kieruje się do Centrum Mediacji i Arbitrażu za pośrednictwem Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego.
2. Wniosek o wszczęcie mediacji zawiera:

1) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego wraz z ich danymi teleadresowymi, dane pełnomocników, jeśli będą uczestniczyć w mediacji i pełnomocnictwa do uczestniczenia w mediacji; 2) oświadczenia stron o wyrażeniu zgody na mediację;

3) opisanie/przedstawienie okoliczności sporu;

4) oświadczenia stron o zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu;

5) oświadczenia stron o zachowaniu poufności przebiegu mediacji;

6) wskazanie mediatora lub mediatorów.

3. Wniosek składany przez jedną ze stron zawiera odpis wniosku dla pozostałych stron wraz z załącznikami.

 

§ 9

1. Postępowanie mediacyjne wszczyna się po wniesieniu opłat za przeprowadzenie mediacji określonych § 16 niniejszego Regulaminu.
2. Pełnomocnik Centrum po wszczęciu postępowania mediacyjnego przesyła odpisy wniosku wraz z załącznikami pozostałym stronom, wskazując że strony w terminie 7 dni mogą złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na mediację, w sytuacji o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2. Pełnomocnik Centrum może w tym miejscu wezwać strony do zajęcia stanowiska.
3. W przypadku, gdy wniosek o wszczęcie mediacji, o którym mowa w § 8 pkt 1 i 2, nie spełnia wymogów, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 1 – 5 i ust. 3, Pełnomocnik Centrum wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni. W sytuacji nieuzupełnienia wniosku w terminie Pełnomocnik Centrum pozostawia wniosek bez rozpoznania.

 

WYZNACZANIE MEDIATORA

 

§ 10

1. Mediację prowadzi mediator lub mediatorzy wskazani przez strony.
2. W przypadku gdy wskazany przez strony mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów, Pełnomocnik Centrum wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie 7 dni. Po bezskutecznym upływie terminu Pełnomocnik Centrum niezwłocznie wyznacza mediatora.
3. Na wniosek stron Pełnomocnik Centrum wyznacza mediatora z listy stałych mediatorów prowadzonej przez Centrum zgodnie z kolejnością wpisu na listę.
4. Brak wskazania mediatora oznacza pozostawienie prawa wyznaczenia mediatora przez Pełnomocnika Centrum.

 

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

 

§ 11

1. Postępowanie mediacyjne przeprowadzane jest na sesjach mediacyjnych. Rozpoczęcie sesji mediacyjnej następuje z chwilą rozpoczęcia mediacji przez mediatora.
2. Mediację można prowadzić na sesji wspólnej z udziałem wszystkich stron lub na sesjach odrębnych z każdą ze stron oddzielnie.
3. Mediacja może być prowadzona z wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość (e-mediacja).

 

§ 12

1. Mediacja prowadzona jest w języku polskim.
2. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona w innym języku pod warunkiem pokrycia przez strony postępowania mediacyjnego kosztów tłumaczenia.

 

DORĘCZENIA

 

§ 13

1. Pisma przeznaczone dla stron doręcza się na adres pełnomocnika, a jeżeli strona nie ustanowiła pełnomocnika, na adres siedziby lub miejsca zamieszkania strony albo jej miejsca stałego pobytu, a w razie wskazania przez stronę adresu korespondencyjnego na ten adres.
2. Strona oraz jej pełnomocnik mają obowiązek niezwłocznie zawiadamiać Centrum oraz drugą stronę postępowania o zmianach adresów, o których mowa w ust. 1. W razie niedopełnienia tego obowiązku pisma doręcza się na ostatni znany adres i uznaje się za doręczone.
3. Pismo uważa się za doręczone, jeżeli:

1) adresat lub jego pełnomocnik pokwitował otrzymanie pisma albo odmówił jego odbioru, mimo że zostało mu ono doręczone na jeden z adresów wskazanych w ust. 1; lub

2) zostało wysłane listem poleconym z uwzględnieniem wymagań ust. 1 lub 2 i nastąpiło doręczenie za zwrotnym poświadczeniem odbioru lub zwrot przesyłki z powodu niepodjęcia w terminie; lub

3) zostało wysłane za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej lub podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość na wskazany przez stronę adres, w sposób umożliwiający uzyskanie materialnego dowodu transmisji.

 

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

 

§ 14

1. Postępowanie mediacyjne kończy:

1) zawarcie lub nie zawarcie ugody przez strony;

2) rezygnacja z prowadzenia mediacji zgłoszona przez stronę lub strony postępowania mediacyjnego; 3) oświadczenie mediatora o niemożności lub bezcelowości prowadzenia mediacji;

4) brak uiszczenia opłat, od których uzależniona jest postępowanie mediacyjne.

2. Niezwłocznie po zakończeniu mediacji mediator sporządza protokół z mediacji.
3. Protokół zawiera:

1) oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia mediacji;

2) imię nazwisko albo nazwę każdej ze stron;

3) imię i nazwisko mediatora;

4) wynik mediacji.

4. Po zakończeniu mediacji mediator niezwłocznie zawiadamia Pełnomocnika Centrum o zakończeniu postępowania mediacyjnego.
5. Jeśli mediacja zakończyła się ugodą załącza się ją do protokołu. Ugodę podpisują strony. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.
6. Mediator podpisuje protokół, którego odpis wydaje się każdej ze stron.
7. Wniosek o wszczęcie mediacji oraz protokół z przeprowadzonej mediacji wraz z zawartą ugodą przechowuje się w Centrum przez okres 3 lat.
8. Ugoda zawarta w drodze mediacji może być zatwierdzona przez sąd.

 

KOSZTY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO

 

§ 15

1. W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji, a następnie prowadzoną mediacją, na koszty postępowania mediacyjnego składają się:
2. a) opłata wstępna,
3. b) opłata mediacyjna,
4. c) wydatki.
5. Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego uiszcza bezzwrotną opłatę wstępną w wysokości 200 zł plus VAT. Opłata wstępna przeznaczona jest na wydatki związane z podjęciem przez Centrum czynności administracyjnych wszczynających postępowanie mediacyjne.
6. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego nie został prawidłowo opłacony, Pełnomocnik Centrum wzywa do uiszczenia opłaty wstępnej w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
7. Niezwłocznie po otrzymaniu wspólnego wniosku o przeprowadzenie mediacji lub wyrażeniu zgody przez drugą stronę na przeprowadzenie mediacji, Pełnomocnik Centrum, zwraca się do stron o uiszczenie w terminie 7 dni opłaty mediacyjnej obliczonej zgodnie z § 16 ust. 9-12. Nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w zakreślonym terminie powoduje, że sesja mediacyjna nie dochodzi do skutku i zostaje wyznaczony kolejny termin sesji mediacyjnej, o czym zawiadamia się strony. Powtórne nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w wysokości i terminie wskazanym przez Centrum Mediacji i Arbitrażu powoduje zakończenie postępowania mediacyjnego.
8. W przypadku, gdy we wnioskach strony podały inne wartości przedmiotu sporu, Pełnomocnik Centrum opłatę mediacyjną ustala odpowiednio od wyższej wartości przedmiotu sporu wskazanej we wnioskach.
9. Pełnomocnik Centrum ma prawo zwiększyć opłatę o 50% w skomplikowanych sprawach, w szczególności jeżeli zachodzi potrzeba zwiększenia liczby mediatorów.
10. Z tytułu prowadzenia umownego postępowania mediacyjnego w sprawach o prawa majątkowe, opłata mediacyjna wynosi 1% plus VAT wartości przedmiotu sporu jednak nie mniej niż 500 zł plus VAT i nie więcej niż 10.000 złotych plus VAT za całość postępowania mediacyjnego.
11. Z tytułu prowadzenia umownego postępowania mediacyjnego w sprawach o prawa majątkowe, w których nie można ustalić wartości przedmiotu sporu oraz o prawa niemajątkowe, pobiera się opłatę mediacyjną w wysokości 400,00 zł plus VAT od każdej ze stron za sesję mediacyjną. W toku mediacji, Pełnomocnik Centrum wzywa Strony do uiszczenia opłaty mediacyjnej wskazanej powyżej przed każdą sesją mediacyjną. Nieuiszczenie opłaty mediacyjnej w terminie wskazanym przez Centrum Mediacji i Arbitrażu powoduje zakończenie postępowania mediacyjnego.
12. W przypadku skierowania do Centrum Mediacji i Arbitrażu wniosku o podpisanie przed mediatorem ugody uprzednio wynegocjowanej przez Strony, Centrum pobiera jednorazową opłatę mediacyjną w wysokości:
13. 600,00 zł plus VAT przy wartości przedmiotu sporu do 5.000 zł;
14. 000 zł plus VAT przy wartości przedmiotu sporu powyżej 5.000 zł do 15.000 zł;
15. 500 zł plus VAT przy wartości przedmiotu sporu powyżej 15.000 zł do 25.000 zł;
16. 200 zł plus VAT przy wartości przedmiotu sporu powyżej 25.000 zł.
17. W przypadku mediacji skierowanej przez Sąd opłatę, wydatki i koszty postępowania mediacyjnego rozlicza mediator zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 20.06.2016 (Dz.U.2016.921 z dnia 2016.06.28).
18. Strony są zobowiązane do wnoszenia zaliczek na uzasadnione okolicznościami wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji, w tym w szczególności, na opinie biegłych i tłumaczy oraz w przypadku podejmowania czynności poza stałym miejscem działalności mediatora koszty podróży (delegacji), najem sal do przeprowadzenia mediacji oraz noclegów dla mediatorów.
19. Pozostałe wydatki, w tym koszty ewentualnej pomocy prawnej, strony pokrywają we własnym zakresie.
20. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego strony otrzymują zgodnie z § 1 ust. 3fakturę VAT, uwzględniającą poniesione koszty, w tym opłaty oraz ewentualne wydatki.
21. Wysokość poniesionych opłat i wydatków, z wyłączeniem kosztów podróży mediatorów powiększa się o podatek VAT według obowiązującej stawki.
22. Za uiszczenie kosztów mediacji strony są odpowiedzialne solidarnie, o ile strony nie uzgodniły na piśmie inaczej.

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 16

1. Standardy Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora, normy Kodeksu Etycznego Mediatorów Polskich uchwalone przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości, stanowią integralną cześć Regulaminu.
2. Centrum Mediacji i Arbitrażu i mediator nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w mediacji podjętej, rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu, za wyjątkiem przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.