Wielu pracodawców decyduje się na wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy. Przed zastosowaniem takiego rozwiązania należy jednak dokładnie zweryfikować przepisy ustawy – Kodeksu pracy (Dz.U.2020.1320 tj. z dnia 2020.07.30; dalej jako: „k.p.”), Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”) oraz wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych, gdyż zastosowanie takich rozwiązań w firmie powoduje, że przetwarzane będą dane osobowe, co nakłada na pracodawcę szereg obowiązków określonych w przepisach.

Kodeks pracy

1. Monitoring wizyjny

W kodeksie pracy, od 2018 r. uregulowana została szczegółowo kwestia stosowania monitoringu w miejscu pracy. Po pierwsze – zgodnie z art. 22² k.p. – pracodawca może go zastosować jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Decydując się na wprowadzenie monitoringu, pracodawca powinien mieć na względzie właściwe rozmieszczenie kamer na terenie zakładu pracy. Zgodnie z zasadami ochrony prywatności pracowników, monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Kodeks pracy przewiduje zatem zamknięty katalog sytuacji wprowadzenia takiej formy przetwarzania danych osobowych. Pracodawca nie może wykraczać poza jego zakres, gdyż takie działanie mogłoby być uznane za naruszenie prywatność pracowników.

Ustawa reguluje także kwestię okresu przechowywania nagrań z monitoringu. Jest to podyktowane przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności zasadą ograniczenia czasowego, wedle której dane osobowe nie mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób fizycznych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Ustawa wskazuje, że jest to termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po upływie wskazanego terminu pracodawca zobowiązany jest zniszczyć nagrania.

Przed zamontowaniem monitoringu, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, pracodawca zobowiązany jest poinformować o tym fakcie pracowników. Artykuł 22² § 3 k.p. odsyła również do innej z zasad przetwarzania danych osobowych – reguły celowości. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

2. Monitoring poczty elektronicznej

Kodeks pracy reguluje także kwestię monitorowania przez pracodawcę poczty elektronicznej pracowników. Pracodawca jest uprawniony wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Tak samo jak przy monitoringu pomieszczeń, pracodawca jest zobowiązany zmieścić stosowną informację w regulaminie pracy oraz poinformować o tym fakcie pracowników z 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Co więcej, jak zaznacza ustawodawca, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Ochrona danych osobowych

1. Wytyczne EROD

Europejska Rada Ochrony Danych przyjęła 10 lipca 2019 r. Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, które mają na celu wyjaśnienie, w jaki sposób RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w przypadku korzystania z urządzeń wideo oraz zapewnienia spójnego stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w tym zakresie. Wskazują one m.in., że dokonując wyboru rozwiązań technicznych administrator powinien brać pod uwagę technologie przyjazne prywatności, które zwiększają bezpieczeństwo. Przykładami takich technologii są systemy umożliwiające maskowanie lub mieszanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem.

2. RODO

Przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”) wprowadzają obowiązek informowania o stosowaniu monitoringu osób, które potencjalnie mogą zostać nim objęte oraz o obszarze na jakim on obowiązuje. Chodzi o to aby każda osoba wchodząca na teren zakładu pracy, nawet osoba nie będąca pracownikiem, została prawidłowo poinformowana, że pracodawca stosuje monitoring wizyjny.

Aby zrealizować to wymaganie pracodawca zobowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO. Zgodnie z nim, należy poinformować osoby objęte monitoringiem wizyjnym, między innymi, o celu monitorowania i okresie przetwarzania danych. Stosowną klauzulę zamieszcza się w widocznym miejscu, tak aby każdy wstępujący na teren przedsiębiorstwa mógł się z nią zapoznać.

Ponadto na budynkach objętych monitoringiem należy umieścić piktogramy informujące o stosowaniu kamer. Jak doprecyzowuje Prezes Urzędu Ochrony Danych (dalej jako: „PUODO”) tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc. Ich wymiary muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone.

Ponadto należy zaznaczyć, że monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu, co za tym idzie – monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk mogłoby zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną ale również i karną.

Ważne jest aby pamiętać, że pracownik ma prawo wystąpić z żądaniem udostępnienia mu nagrań z monitoringu wizyjnego, zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO.  W takim przypadku pracodawca ma obowiązek udostępnić osobie informacji związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych, takich jak cel przetwarzania, kategorię danych osobowych, odbiorców lub kategorii odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione. Ponadto, zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO  osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora tj. pracodawcy, potwierdzenia czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące.

Podsumowanie

W świetle wyżej przytoczonych przepisów, należy uznać, że pracodawca ma możliwość zastosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy. Jest on jednak zobowiązany do przestrzegania regulacji zawartych w kodeksie pracy oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Najważniejsze aby pamiętać, że przepisy dokładnie regulują kwestie dotyczące spełnienia obowiązku informacyjnego, zamieszczenia stosownych klauzul informacyjnych oraz zamieszczania piktogramów na budynkach. Podjęcie takich działań jest konieczne, aby stwierdzić, że pracodawca nie narusza prywatności pracowników i realizuje swoje uprawnienia zgodnie z przepisami i wolą ustawodawcy.