Dnia 26 czerwca 2025 roku na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłoszony został projekt skróconego czasu pracy wraz z informacją o rozpoczęciu naboru na projekty pilotażowe dla podmiotów prywatnych oraz publicznych pod nazwą „Skrócony czas pracy – to się dzieje!”.

Zapisy do projektu ruszą 14 sierpnia 2025 roku i będą trwały do 15 września 2025 roku. Projekt ma na celu ustalenie wpływu krótszego czasu pracy na efektywność i organizację w miejscach pracy, a także na zdrowie pracowników, ich satysfakcję z życia oraz możliwości godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym. W pilotażu udział wezmą wybrane firmy, które przetestują różne warianty skracania czasu pracy – przy zachowaniu dotychczasowego poziomu wynagrodzenia i utrzymaniu zatrudnienia. W toku realizacji pilotażu planowane jest zidentyfikowanie rozwiązań, które okażą się najbardziej skuteczne do wdrożenia w różnych sektorach gospodarki. Równolegle przeprowadzona zostanie analiza potencjalnych barier i zagrożeń związanych z adaptacją modeli skróconego czasu pracy – zarówno z perspektywy pracodawców, jak i pracowników. Skrócenie czasu pracy może przyjąć dowolną formę: redukcja godzin pracy w ciągu dnia, zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, przydzielanie pracownikom dodatkowych dni wolnych np. w formie urlopu wypoczynkowego. W ramach jednego projektu pilotażowego pracodawca może otrzymać nawet milion złotych wsparcia..

Aby skutecznie przystąpić do projektu, pracodawca musi w pierwszej kolejności przygotować wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego. We wniosku należy umieścić opis planowego projektu pilotażowego, jego cel, uzasadnienie, plan przeprowadzenia, a także założenia. Podmiot musi także złożyć deklarację o chęci podjęcia współpracy z właściwym miejscowo urzędem pracy w toku realizacji projektu, co polegać ma na przekazywaniu do urzędu pracy informacji o wyniku i przebiegu pilotażu.

Składając wniosek należy także zobowiązać się  m.in. do przestrzegania postanowień projektu, a także zwrotu otrzymanych środków, w przypadku wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem. W projekcie nie mogą wziąć udziału pracodawcy posiadający zaległości podatkowe, składkowe lub inne niewykonane zobowiązania pracownicze.

Poza wyżej wymienionymi pracodawca musi spełniać następujące wymogi, by skutecznie zgłosić się do projektu pilotażowego:

• prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem wniosku,
• zatrudnianie co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę,
• objęcie projektem minimum 50% pracowników,
• utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90 % stanu początkowego, wskazanego we wniosku,
• utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego przez cały okres trwania projektu.
• brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem.

Wniosek wraz z załącznikami złożyć należy w formie elektronicznej poprzez udostępniony przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej generator wniosków. Wzór wniosku, załączników oraz pozostałych potrzebnych materiałów dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie internetowej Ministerstwa wraz z informacją o ogłoszeniu naboru.

Celem zgłoszenia chęci uczestnictwa w projekcie niezbędne jest dotrzymanie terminu na zgłoszenie wniosku. Elektroniczne składanie wniosków będzie możliwe od 14 sierpnia 2025 roku do 15 września 2025 roku.  Rozstrzygnięcie naboru oraz publikacja listy pracodawców, którzy zakwalifikowali się do pilotażu, ma nastąpić do dnia 15 października 2025 roku. Sama realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy z Ministerstwem i podzielona jest na trzy etapy:

• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – trwa od podpisania umowy, kończy się 31 grudnia 2025 r.
• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r., trwa do 31 grudnia 2026 r.
• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – kończy się najpóźniej 15 maja 2027 roku – do tego dnia pracodawca zobowiązany jest przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników).

Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych, lecz koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych. Koszty pilotażu podzielone zostaną na koszty obsługi i koszty merytoryczne. Do kosztów obsługi Ministerstwo zalicza działania informacyjno-promocyjne oraz koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Należy mieć na uwadze, iż koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10 % wartości złożonego projektu. Do kosztów merytorycznych zaliczają się wszelkie wydatki dążące do realizacji projektu, takie jak:

• szkolenia dla pracowników związane ze skróceniem czasu pracy,
• wypracowanie dokumentów związanych ze skróceniem czasu pracy (nowe regulaminy oraz harmonogramy pracy),
• koszty optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla skracania czasu pracy,
• koszty zakupu narzędzi wspomagających implementację skróconego czasu pracy, pozwalających na usprawnienie realizacji rutynowych, powtarzalnych czynności,
• wprowadzenie organizacyjnych i technologicznych rozwiązań zwiększających efektywność pracy,
• dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem, wobec których zastosowano skrócony czas pracy.

Warto podkreślić, iż środki przyznane na realizację projektu pilotażowego muszą być wydatkowane i rozliczone zgodnie z przepisami prawa oraz z postanowieniami zawartej umowy, w której strony (pracodawca i Ministerstwo) określą sposób i termin rozliczenia projektu pilotażowego, w tym rozliczenia finansowego.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.