21 września 2020 r. Minister Finansów opublikował interpretację ogólną w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych. Wydawać by się mogło, że sama idea ryczałtu i jego stosowanie powinno być proste. Niemniej w trakcie stosowania przepisów ustawy o PIT powstały rozbieżności dotyczące rozliczania wydatków na paliwo wykorzystywanego do celów prywatnych pracownika. Budziło to istotne problemy w rozliczeniu takiego świadczenia przez pracodawców. Interpretacja ogólna kończy spory o paliwo dla celów prywatnych.
Autorem tekstu jest Tobiasz Szczęsny, doradca podatkowy i aplikant radcowski przy OIRP w Warszawie, menedżer w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe sp. z o.o, absolwent Wydziału Prawa i Administracji na UW ze specjalnością finanse publiczne i administracja skarbowa oraz Wydziału Prawa SWPS. Pierwsze doświadczenia zdobywał jako pracownik organów podatkowych, zajmujący się zagadnieniami z zakresu PIT. Specjalizuje się w zakresie krajowego i międzynarodowego opodatkowania PIT i związanym z tym zagadnieniem ubezpieczeń społecznych. Autor artykułów i komentarzy w prasie branżowej dotyczących PIT oraz współautor książek o zmianach w prawie podatkowym.
Zgodnie z ustawą o PIT co do zasady wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³ albo
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.
Wydawać by się mogło, że koszty ryczałtu powinny obejmować wszelkie wydatki związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych. Niemniej w trakcie stosowania tych przepisów powstała wątpliwość dotycząca kosztów paliwa. Organy podatkowe stały na stanowisku, że paliwo nie jest objęte ryczałtem i podlega odrębnie opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Z kolei sądy administracyjne uważały, że kwota ryczałtu obejmuje poniesione przez pracodawcę koszty paliwa. Zatem jedyny przychód jaki mógłby powstać u pracownika to ten w wysokości ustawowego ryczałtu. Wydanie interpretacji ogólnej przecięło te spory. Minister Finansów – biorąc pod uwagę jednolite orzecznictwo w tym zakresie – potwierdził, że ryczałt obejmuje również paliwo. Z drugiej strony wskazał, że takie koszty jak opłaty parkingowe, czy opłaty za przejazdy autostradą nie będą uznawane za świadczenia objęte ryczałtem.
Podejście zaprezentowane przez Ministra Finansów powinno jednoznacznie zmotywować pracodawców do nienaliczania PIT od wartości paliwa wykorzystywanego przez pracowników do celów prywatnych. W mojej ocenie interpretacja ogólna zwiększy bezpieczeństwo podatkowe pracodawców. Innymi słowy, organy podatkowe nie będą mogły już w postępowaniach interpretacyjnych i wymiarowych uznawać, że paliwo stanowi dodatkowy przychód dla pracownika.
W praktyce często zdarza się – abstrahując od kwestii ryczałtu – że pracodawca obciąża pracownika za zużyte paliwo dla celów prywatnych. W przeważającej liczbie przypadków pracownik ponosi odpłatność za zużyte paliwo po przekroczeniu ustalonego wcześniej limitu. Takie zasady wykorzystywania paliwa dla celów prywatnych pracownika najczęściej wynikają z odpowiednich regulaminów / polityk samochodowych u danego pracodawcy. Moim zdaniem nie mają one wpływu na główną konkluzję wynikającą z interpretacji ogólnej w zakresie paliwa używanego przez pracowników na cele prywatne. Trudno również zakładać, że pracodawca będzie finansował „z własnej kieszeni” paliwo dla pracowników. W mojej ocenie takie rozliczenia można dalej stosować w relacji pracodawca – pracownik. Niemniej jasne zasady ich rozliczeń powinny zostać uregulowane właśnie w stosownych regulaminach / politykach samochodowych. Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zapewnienia samochodu osobowego do celów prywatnych (w tym paliwa). W związku z tym, jeśli pracodawca udostępnia taki samochód, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby pobierał również opłaty za przekroczenie limitu paliwa. W głównej mierze takie podejście ma dyscyplinować pracowników w celu „racjonalnego” wykorzystywania „służbowego” paliwa. Tu jednak należy pamiętać, że takie obciążenie pracownika (jako odprzedaż paliwa na jego rzecz) będzie podlegało VAT i równocześnie obowiązkowi zaewidencjonowania na kasie fiskalnej online.
Pracodawca może także przyjąć rozwiązanie polegające na obciążeniu pracownika za ponadnormatywne zużycie pojazdu w danym miesiącu, jeśli samochód przejedzie w nim więcej niż wynosi z góry ustalony limit kilometrów. Takie obciążenie nie będzie natomiast podlegało ewidencji na kasie rejestrującej. Natomiast jego kwota powinna zmniejszać przychód ryczałtowy do doliczenia pracownikowi za dany miesiąc. Jeśli więc opłaty takie przekraczałyby kwoty 250 / 400 zł, pracownik nie musiałby mieć już doliczanego żadnego dodatkowego przychodu. Ponosiłby jednak odpłatność za korzystanie z samochodu do celów prywatnych.
Nie należy również zapominać, że interpretacja ogólna ma zastosowanie jedynie do pracowników. Przychód z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów w prywatnych (w tym paliwa) przez zleceniobiorców, współpracowników (B2B) lub kadry menedżerskiej wykonującej swoje obowiązki na podstawie kontraktu menedżerskiego, będzie ustalany na zasadach ogólnych. Innymi słowy, w praktyce będzie to dalej sprawiało płatnikom istotne trudności.
