Cała procedura jest bardzo prosta. Pracownik serwisu jest zgłoszony przez dyrektora szkoły lub placówki oświatowej. Dyrektor będzie wypełniał w Systemie Informacji Oświatowej formularz, który zostanie udostępniony w „Strefie Pracownika” SIO. W formularzu, który będzie zawierał wykaz nauczycieli, dyrektor dopisze pracowników niezatrudnionych w szkole instruktorów praktycznej nauki zawodu i wypełniony formularz prześle drogą elektroniczną do Ministerstwa Edukacji i Nauki. Następnie formularz z listą zgłoszoną do szczepienia zostanie przekazany do właściwego szpitala węzłowego. Nazwa szpitala i jego adres będą widoczne w formularzu. Będzie to szpital znajdujący się w najbliższej okolicy danej szkoły i placówki. W momencie dostarczenia szczepionki, szpital przypisany szkole poinformuje dyrektora szkoły lub placówki, kiedy jego pracownicy mogą przyjechać na szczepienie.
W naborze który zakończył się 10 lutego, możliwość skorzystania z zapisania na szczepienia do grupy „instruktorzy praktycznej nauki zawodu” była uwarunkowana posiadaniem w danym momencie ucznia oraz kryterium wieku do 60 lat. Brak jest informacji czy analogicznie będzie w drugim naborze.
Instruktor praktycznej nauki zawodu nie musi wypełnić żadnych dodatkowych formularzy zgłoszeniowych, dzwonić na infolinię czy wysyłać sms. Formularz wypełni za niego dyrektor szkoły lub placówki w systemie SIO. Instruktor który ma pod opieką uczniów z kilku szkół lub placówek, zgłasza chęć do szczepienia w jednej, wybranej przez siebie szkole.
W dniu wyznaczonego terminu instruktor musi pamiętać, aby jadąc na szczepienie wziąć ze sobą dowód tożsamości oraz długopis. W punkcie szczepień nauczyciel będzie poproszony o wypełnienie krótkiej ankiety.