Pod koniec kwietnia rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów został skierowany do I czytania w komisji sejmowej. Oznacza to, że ten akt prawny może wejść w życie w niedługim czasie, a pracodawców czekają nowe obowiązki.
Alert został przygotowany przez kancelarię KRK Kieszkowska Rutkowska Kolasiński.
W razie jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu z kancelarią.
1. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów na finalnym etapie
Ustawa o ochronie sygnalistów (dalej: “Projekt”) będzie pierwszym krajowym aktem prawnym, który ma na celu kompleksowe uregulowanie tematyki zgłaszania naruszeń prawa przez osoby fizyczne, określane mianem sygnalistów.
Z racji zaawansowania prac legislacyjnych można się spodziewać, że przewidziane w Projekcie obowiązki przedsiębiorców nie ulegną znaczącym zmianom.
2. Zakres zastosowania ochrony
Po spełnieniu określonych w Projekcie przesłanek ochronę będzie mogła uzyskać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Zgodnie z zawartą w Projekcie definicją za kontekst związany z pracą należy uznać całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa.
Projekt zawiera otwarty katalog osób, które mogą zostać uznane za sygnalistę, obejmujący m.in.: pracowników (także przed nawiązaniem stosunku pracy i w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał) oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorców; akcjonariuszy; wspólników; członków organów osób prawnych; osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; stażystów i wolontariuszy.
Projektodawca przewiduje wyłączenie stosowania przepisów ustawy w odniesieniu do: postępowania karnego, ochrony informacji niejawnych, tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu oraz tajemnicy narady sędziowskiej.
3. Co będzie podlegać zgłoszeniu?
Naruszeniem prawa, które ma podlegać zgłoszeniu, będzie działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące obszarów wymienionych w zamkniętym katalogu. Do tych obszarów należą m.in.: prawo pracy, korupcja, zamówienia publiczne, ochrona konkurencji, ochrona konsumentów, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska, ochrona prywatności i danych osobowych i inne.
Choć katalog obszarów objętych zakresem Projektu jest szeroki, nie uwzględnia on regulacji wewnętrznych obowiązujących w organizacji, np. kodeksów etycznych lub regulaminów. Wobec tego to pracodawcy zdecydują, czy objąć procedurą zgłaszania naruszeń także te obszary.
4. Jaką ochronę otrzymają sygnaliści?
Zgodnie z Projektem sygnalista uzyska ochronę, jeżeli miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że informacja o naruszeniu prawa będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że taka informacja stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochrona zostanie przyznana także osobom fizycznym, osobom prawnym oraz innym jednostkom organizacyjnym pomagającym w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanym z sygnalistą. Jak wskazuje Projekt, może to być np. jednostka zatrudniająca sygnalistę. Sygnalista będzie objęty ochroną od chwili dokonania zgłoszenia. Data wpływu zgłoszenia nie będzie mieć znaczenia w przyznaniu ochrony.
Pracodawca jest objęty zakazem podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty. Katalog działań uznawanych za działania odwetowe ma charakter otwarty. Przykładowymi działaniami w tym zakresie mogą być pozbawienie źródła zarobkowania, mobbing, pozbawienie awansu, nagrody lub premii.
5. Jakich pracodawców obejmą nowe obowiązki?
Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych będzie wymagać od pracodawców ustanowienia odpowiednich procedur.
Pracodawca będzie musiał ustanowić wewnętrzny system zgłaszania naruszeń, jeśli zatrudnia co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniejszą liczbę pracowników będą mogli wprowadzić wewnętrzny system zgłoszeń fakultatywnie.
Oprócz wewnętrznych systemów dokonywania zgłoszenia do pracodawcy Projekt przewiduje także zgłoszenia zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz niektórych organów administracji publicznej. Trzecią przewidzianą w Projekcie ścieżką jest możliwość dokonania ujawnienia publicznego (tj. przekazania informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej).
6. System zgłoszeń wewnętrznych
W wielu podmiotach, w tym w szczególności podmiotach wchodzących w skład międzynarodowych grup kapitałowych, funkcjonują już wewnętrzne standardy compliance i business ethics. Takie procedury będą musiały być dostosowane do nowych wymogów.
Projekt przewiduje liczne przepisy szczegółowo określające, w jaki sposób pracodawcy objęci obowiązkiem ustanowienia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń, będą ustalać tę procedurę. Taka procedura będzie musiała zostać opracowana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo odpowiednio wyłonionymi przedstawicielami pracowników.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych ma określać jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Co istotne, Projekt przewiduje możliwość zawarcia umowy upoważniającej podmiot zewnętrzny, inny niż pracownik lub wewnętrzna jednostka organizacyjna pracodawcy, do pełnienia tych obowiązków. Choć nie jest to sprecyzowane w Projekcie, można przypuszczać, że outsourcing będzie mógł być dokonany także na rzecz podmiotów zagranicznych, co jest szczególnie istotne dla międzynarodowych grup kapitałowych.
Oprócz tego pracodawca powinien ustalić również m.in.: sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę i tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować również inne czynniki, np. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Projekt przewiduje także w pewnych okolicznościach możliwość ustalenia przez pracodawców wspólnych zasad dotyczących przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.
Planując prace nad procedurą zgłoszeń wewnętrznych należy pamiętać, że taki dokument wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zapoznanie się z procedurą przez nowych pracowników będzie musiało odbyć się przed zawarciem umowy.
7. Obowiązki pracodawców w zakresie ochrony danych osobowych
Pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym dane będą przechowywane przez okres 3 lat. Administratorem danych będzie pracodawca.
Dane osobowe zgłaszającego oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu będą objęte ochroną poufności. Oznacza to, że pracodawca będzie musiał zagwarantować, że nieupoważnione osoby nie mają dostępu do tych informacji.
Przewidziane mechanizmy będą wymagać weryfikacji dotychczasowych procedur wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych.
8. Sankcje za naruszenie przepisów przyszłej ustawy
Naruszenie obowiązków wynikających z Projektu będzie podlegać sankcjom karnym. Do czynów, które w zależności od okoliczności mogą podlegać karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3, należą: uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia; podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub osoby powiązanej; ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osoby powiązanej; brak ustanowienia lub nieprawidłowe ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych; dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
Każdy, kto dopuści się wyżej wskazanych czynów, może podlegać karom. W praktyce większość z tych przestępstw lub wykroczeń będzie dotyczyła pracodawców.
Oprócz odpowiedzialności karnej pracodawcy mogą ponosić także odpowiedzialność cywilną. Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o odszkodowanie lub zadośćuczynienie. Co istotne, ciężar udowodnienia, że dane działanie nie jest działaniem odwetowym, będzie spoczywał na pracodawcy.
Odpowiedzialność sygnalisty jest natomiast związana z dokonaniem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Oprócz sankcji karnych sygnalista w takiej sytuacji będzie narażony na odpowiedzialność odszkodowawczą lub zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych na rzecz osoby, która poniosła szkodę.
Projekt wyłącza możliwość poniesienia przez sygnalistę odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, pod warunkiem istnienia uzasadnionych podstaw, aby sygnalista mógł sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do zgodnego z prawem ujawnienia naruszenia.
9. Niewiele czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków
Jedną z kluczowych kwestii dla pracodawców jest krótki termin wejścia w życie nowych obowiązków, który wyniesie zaledwie trzy miesiące od dnia opublikowania ustawy w Dzienniku Ustaw. Do tego czasu należy wdrożyć wszystkie nowe procedury wewnętrzne, dlatego prace dostosowawcze powinny toczyć się już obecnie. Służymy pomocą w przygotowaniu Państwa organizacji do nowych wymogów prawnych i odpowiedzi na pytania lub wątpliwości w tym zakresie.
r.pr. Marcin Kolasiński
apl. adw. Monika Woźniak-Cichuta
