12 lipca 2019 weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych. Głównymi założeniami aktu prawnego jest ochrona dokumentów publicznych, zwłaszcza dowodów osobistych i paszportów przed ich sfałszowaniem oraz zapobieganie przestępstwom z ich wykorzystaniem, które w ostatnich latach występują coraz częściej. Kserowanie dowodów tożsamości jest bardzo powszechną praktyką w branży motoryzacyjnej, w szczególności przy najmach pojazdów czy uzyskiwania finansowania na zakup samochodu.
Zgodnie z informacjami udostępnionymi przez Związek Banków Polskich w samym 2015 roku podjęto 7200 prób wyłudzeń kredytów z użyciem fałszywych dokumentów na kwotę 253 mln. złotych, a rocznie udaremnianych jest 6 tys. prób wyłudzeń.
Przed wejściem w życie ustawy wiele kontrowersji wzbudził art. 58 ustawy w brzmieniu:
„Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.” Pojawiła się obawa, iż za kserowanie lub skanowanie dokumentów publicznych, będzie groziła kara pozbawienia wolności. Niektórzy z powyższego art. wysnuwali wniosek, że takie podmioty jak wypożyczalnie sprzętu sportowego bądź samochodów nie będą mogły wykonywać ksera dokumentów najemców. Powyższe wnioski były jednak zbyt daleko idące.
Zgodnie z ustawą, repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Część osób twierdziło, że ksero, czy skan dokumentu publicznego nie posiada cech autentyczności, w związku z czym wykonywanie takiej kopii nie będzie podlegało sankcji z art. 58 ustawy. Powyższe stanowisko potwierdziło również Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, wskazując że skanowanie i kserowanie dokumentów publicznych nie jest przestępstwem, jednak bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych w nich zawartych może podlegać karom na podstawie RODO.
Skan, czy ksero dowodu nie odpowiada ustawowej definicji repliki dokumentu, nie przejawiają one cech autentyczności dokumentu. Aby doszło do popełnienia w/w przestępstwa, kopia dowodu osobistego musi posiadać cechy autentyczności, którymi są specjalistyczne zabezpieczenia dowodu, które mają zabezpieczać dokument przed fałszerstwem, takie jak np. farba zmienna optycznie, rysunek utajony, nitka, czy elementy widoczne w świetle UV. Przestępstwem jest wytwarzanie repliki tzn. tworzenie fałszywego dokumentu publicznego, który łudząco przypomina oryginał, więc posiada cechy autentyczności.
Takie samo stanowisko przedstawia Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, autor ustawy. – Wykonanie kopii dokumentu publicznego, która nie będzie miała cech autentyczności np. ze względu na format czy kolor, nie będzie podlegało sankcji karnej. Zgodnie z założeniami ustawy wskazanymi na wstępie ma ona chronić dokumenty i ich posiadaczy przed wytwarzaniem dokumentów fałszywych. Pomimo wielu głosów, że na podstawie nowej ustawy kserowanie dokumentów publicznych będzie sankcjonowane karnie, z powyższego wynika, że zwykłe ksero, czy skan nie wypełniają znamion przestępstwa z art. 58 ustawy o dokumentach publicznych.
Nie oznacza to, że takie ksero czy skan powinny być wykonywane w każdej sytuacji. Takie działanie jest formą zebrania danych osobowych. Europejskie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych osób fizycznych i swobodnym przepływie tych danych „RODO” narzuca zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. C RODO), tzn. należy zbierać i przetwarzać tylko takie dane osobowe, które są niezbędne dla osiągniecia jakiegoś celu np. wykonania umowy. W związku z tym, iż dokumenty publiczne zawierają różnego typu dane osobowe np. pesel, zdjęcie, imiona rodziców, miejsce urodzenia – to właśnie ten aspekt budzi kontrowersje przy konieczności kopiowania dokumentów. To Administrator danych będzie musiał wykazać, iż dane które przechowuje i przetwarza są mu niezbędne do celu dla jakiego zostały zebrane. Jeżeli Administrator nie wykaże, że przetwarzanie danych z dowodu osobistego było koniecznie dla realizacji określonego celu, może podlegać karze finansowej nałożonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Podsumowanie
Jak wynika ze stanowiska Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wykonanie kserokopii bądź skanu dowodu osobistego nie są przestępstwem z art. 58 ustawy o dokumentach publicznych. Należy jednak mieć na uwadze postanowienie RODO i zasadę minimalizacji, na podstawie której należy zbierać tylko takie dane jakie są niezbędne do realizacji określonego celu.
Autorem tekstu jest radca prawny Małgorzata Miller
Wpisana na listę OIRP w Poznaniu, specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców z branży motoryzacyjnej. Świadczy doradztwo prawne w zakresie roszczeń wynikających z rękojmi, gwarancji. Opiniuje umowy kredytu, leasingu, prawnych zabezpieczeń zapłaty wierzytelności. Prowadzi spory z ubezpieczycielami. Prowadzi szkolenia dla branży motoryzacyjnej, w tym szkolenia z zakresu RODO. Ponadto, posiada duże doświadczenie w bieżącym doradztwie prawnym na rzecz instytucji finansowych.
