W dniu 23 października 2019 r. Unia Europejska przyjęła Dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. „sygnalistów”), która zacznie obowiązywać już 17 grudnia 2021 r. (dla podmiotów zatrudniających powyżej 250 osób) oraz 17 grudnia 2023 r. (dla organizacji zatrudniających od 50 do 249 osób). Dyrektywa nakłada na przedsiębiorców, również z branży motoryzacyjnej, nowe obowiązki, które mają zapewnić ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości.

Wprowadzenie

Sygnalistą nazywamy osobę, która sygnalizuje/zgłasza występujące nieprawidłowości, które jej zdaniem wpływają negatywnie na miejsce pracy czy inny podmiot, w którym te nieprawidłowości zauważyła. W założeniu instytucja sygnalisty jest niezwykle pożyteczna, gdyż pozwala wykryć nieprawidłowości w organizacji na wczesnym etapie i wdrożyć odpowiednie środki by je zlikwidować. Często zdarza się, jednak że osoba która posiada wiedzę na temat naruszeń nie zgłasza ich, gdyż boi się negatywnych konsekwencji ze strony innych osób z organizacji (np. pracodawcy). Uchwalona dyrektywa wprowadza środki ochrony sygnalisty, by wyeliminować możliwość doświadczania przez sygnalistę działań odwetowych.

Kim jest Sygnalista?

Zgodnie z dyrektywą sygnalistą może być osoba fizyczna, która jest pracownikiem (bez znaczenia pozostaje podstawa zatrudnienia – umowa o pracę, umowa cywilnoprawna), były pracownik i kandydat na pracownika, wolontariusz, stażysta, samozatrudniony, akcjonariusz, wspólnik, członkowie organu zarządzającego, nadzorczego, a także osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców, która dokonuje zgłoszenia dotyczącego informacji na temat naruszeń jakie uzyskała w kontekście związanym z pracą.

Z ochrony prawnej skorzysta jedynie osoba, która dokonała zgłoszenia (zgodnie z Dyrektywą) w dobrej wierze i miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacje o naruszeniu są prawdziwe.

Ochrona Sygnalisty

• Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe – takimi działaniami będą wszelkie niedogodności i utrudnienia, z którymi spotka się Sygnalista w trakcie pracy w odpowiedzi na dokonane zgłoszenie. Działaniami odwetowymi będą m.in. rozwiązanie umowy o pracę, zawieszenie, zablokowanie możliwości awansu, brak dostępu do szkoleń itp. o ile nastąpiły w następstwie zgłoszenia.
• Dodatkowo zgodnie z Dyrektywą Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności m.in. za naruszenie zasad poufności, tajemnicy przedsiębiorstwa, przepisów o ochronie danych osobowych, praw autorskich oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych (na podstawie prawa pracy, prawa publicznego i prywatnego), ale tylko, gdy istniały uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie było niezbędne do ujawnienia naruszeń zgodnie z Dyrektywą.
• Domniemanie prawne, że szkoda poniesiona przez Sygnalistę jest wynikiem działań odwetowych za zgłoszenie naruszenia. Dzięki temu to na osobie, która działała na jego szkodę ciąży obowiązek udowodnienia, iż podjęte czynności (lub zaniechania) nie miały charakteru odwetowego.

Nowe obowiązki pracodawców

Dyrektywa nakłada szereg nowych obowiązków na pracodawców. Podstawowym obowiązkiem będzie stworzenie i wdrożenie efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Przedsiębiorca powinien wybrać odpowiedni kanał do dokonywania zgłoszeń (zgodnie z dyrektywą ma zapewniać co najmniej poufność danych dotyczących tożsamości sygnalisty, chociaż z licznych przeprowadzonych badań wynika, że najbardziej efektywne są kanały zapewniające anonimowość zgłaszającego). Kanał powinien dawać możliwość dokonania zgłoszenia pisemnie lub ustnie, wobec czego może to być np. dedykowany adres e-mail, linia telefoniczna lub specjalna aplikacja internetowa.

Po wyborze odpowiedniego kanału lub kanałów przedsiębiorcy powinni wyznaczy osobę lub zespół osób, które będą odpowiedzialne za odbieranie zgłoszeń i przeprowadzanie postępowań wyjaśniających. Kolejnym etapem wdrażania dyrektywy powinno być stworzenie i wdrożenia pisemnej procedury, która ureguluje sposób dokonywania zgłoszeń oraz postępowania po jego otrzymaniu.

Tak jak wskazano na początku, zgłoszenie ma być tylko sygnałem, że w organizacji zachodzą pewne nieprawidłowości, który ma zaowocować przeprowadzeniem wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Osoba odpowiedzialna za odbierania zgłoszeń w pierwszej kolejności powinna zweryfikować czy zgłoszenia ma podstawy faktyczne. W ciągu 7 dni od dokonania zgłoszenia sygnalista ma zostać poinformowany o tym, że zgłoszenie zostało przyjęte i jest rozpatrywane. Następnie należy postarać się wyjaśnić zaistniałą sytuację. W okresie do 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje zwrotną jakie kroki zostały podjęte w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające powinno zakończyć się sporządzeniem raportu oraz rekomendacji dalszego postępowania, z którym zapoznać powinny się osoby zarządzające organizacją. Dodatkowo przedsiębiorcy mają prowadzić rejestr wszystkich otrzymanych zgłoszeń.

Sankcje

Brak wprowadzenia odpowiednich procedur w organizacji może nieść za sobą rozmaite skutki. Przede wszystkim może być to odpowiedzialność finansowa ale również indywidualna odpowiedzialność karna. Warto zaznaczyć, że brak spełnienia obowiązków wynikających z dyrektywy o sygnalistach może powodować wszczęcie postępowania karnego wobec osoby odpowiedzialnej o przestępstwo z art. 296 Kodeksu karnego tj. działania na szkodę przedsiębiorstwa. Pośrednimi skutkami mogą być również utrata renomy firmy oraz pogorszenie relacji biznesowych. Artykuł 23 dyrektywy stanowi, że państwa członkowskie implementujące dyrektywę powinny ustalić skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje wobec osób, które utrudniają (usiłują) dokonywanie zgłoszeń, podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalistów i wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom. Jednocześnie sankcje mogą też objąć osoby dokonujące (świadomych) zgłoszeń niezgodnych z prawdą. Na chwilę obecną brak jest polskiej ustawy implementującej w/w przepisy wobec czego nie możemy przewidzieć ostatecznej formy lub wysokości sankcji. Jednakże patrząc na wcześniejsze działania krajowego ustawodawcy możemy przyjąć, że kary finansowe mogą być bardzo wysokie (w projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych podobne sankcje opiewały na 30 mln. złotych, które w pewnych przypadkach miały ulec podwojeniu).

Dodatkowo państwa członkowskie są zobowiązane wprowadzić przepisy przewidujące środki odszkodowawcze za szkodę wynikającą ze zgłoszenia lub ujawniania publicznego, które zawierało nieprawdziwe informacje a sygnalista miał tego świadomość.

Podsumowanie

Wiele organizacji zastanawia się czy należy zaczekać z podjęciem odpowiednich działań do uchwalenia ustawy krajowej. Jednakże patrząc na zbliżający się termin implementacji oraz brak jakiegokolwiek projektu, warto rozpocząć prace wdrożeniowe jak najszybciej. Efektywny kanał zgłoszeniowy wymaga kompleksowego przygotowania i wdrożenia, dlatego warto zainteresować się tematem sygnalistów już dziś, by uniknąć opisanych sankcji.