Od dnia 13 października 2019 przy Ministrze Finansów zacznie działać Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. W związku z utworzeniem Rejestru spółki prawa handlowego będą miały nowe obowiązki dotyczące wysłania zgłoszeń do CRBR. Rejestr będzie również dla nich wsparciem jako instytucji obowiązanych w procesie identyfikacji beneficjentów rzeczywistych.

Powyższe obowiązki oraz uprawnienia wynikają z ustawy z dnia 1 marca 2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej AML). Firmy, m.in. z branży automotive, na podstawie art. 2 pkt 9 i pkt 23 ustawy (działający jako agenci ubezpieczeniowi, lub przede wszystkim jako przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane) są zobowiązane do przestrzegania ww. przepisów oraz wdrożenia wewnętrznej procedury. Firmy te jako instytucje obowiązane powinny wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w tej ustawie, a w przypadku, gdy w instytucji działa zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrożenie obowiązków. Jednym z kluczowych wymogów ustawowych względem tych firm jako instytucji jest zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego, czyli m.in. identyfikacja beneficjentów rzeczywistych. Rejestr CRBR ma ułatwić i usprawnić realizację tego obowiązku związanego z AML.

Beneficjentem rzeczywistym spółek prawa handlowego jest/są osoby posiadające pośrednio lub bezpośrednio więcej niż 25% udziałów/głosów (również jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu). Przy czym w sytuacji braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości beneficjentów rzeczywistych (np. ze względu na rozdrobnioną strukturę udziałów/akcjonariat) oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w stosunku do tego podmiotu, za beneficjenta rzeczywistego uznaje się osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowisko kierownicze w danej spółce.

Rejestr jest systemem teleinformatycznym, który ma na celu przede wszystkim ułatwić rzetelną weryfikację struktur organizacyjnych osób prawnych, udostępniać informacje o beneficjentach rzeczywistych spółek, gromadzić i przetwarzać obiektywne informacje o beneficjentach rzeczywistych, a w konsekwencji zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i wzmocnić przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Rejestr ma charakter jawny, dostępny publicznie, a co najważniejsze, nieodpłatny. Znajdujące się w nim informacje korzystają z domniemania prawdziwości wpisu. Osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych, a także niezgłoszeniem w ustawowym terminie danych i zmian danych objętych wpisem do rejestru. Co istotne, przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w rejestrze odbywa się bez wiedzy osób, których informacje te dotyczą.

Zmiany dotyczą spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Sposób zgłoszenia do Rejestru został szczegółowo określony w art. 61 ww. ustawy, w szczególności wskazano, że takiego zgłoszenia mogą dokonać osoby uprawnione do reprezentacji danej spółki, nieodpłatnie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie dokumentu elektronicznego na wzorze udostępnionym przez ministra finansów. Musimy dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, oraz należy załączyć oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do rejestru o prawdziwości zgłaszanych informacji.

Jeżeli spółki wymienione powyżej, zobowiązane do zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego, nie dopełnią nowych obowiązków, będą podlegać karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 złotych.

Dane podlegające zgłoszeniu dotyczące spółek to: nazwa, forma organizacyjna, siedziba, KRS, NIP, a dotyczące beneficjenta rzeczywistego oraz członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółek to: imię, nazwisko, PESEL (lub data urodzenia w przypadku braku numeru PESEL), obywatelstwo, państwo zamieszkania, informacja o wielkości i charakterze udziału lub przysługujących uprawnień.

Najważniejsze – termin na dokonanie zgłoszenia – dla spółek wpisanych już do KRS na dzień 13 października 2019 upływa w dniu 13 kwietnia 2020, a dla nowych spółek wpisanych do KRS po 13 października – dane muszą być zgłaszane nie później niż 7 dni od dnia wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego lub nie później niż 7 dni od zmiany informacji przekazanych do CRBR wcześniej.

Konieczny będzie zatem stały monitoring struktury kapitałowej spółki i jej beneficjenta rzeczywistego.

Autorem tekstu jest radca prawny Małgorzata Miller

Wpisana na listę OIRP w Poznaniu, specjalizuje się w obsłudze przedsiębiorców z branży motoryzacyjnej. Świadczy doradztwo prawne w zakresie roszczeń wynikających z rękojmi, gwarancji. Opiniuje umowy kredytu, leasingu, prawnych zabezpieczeń zapłaty wierzytelności. Prowadzi spory z ubezpieczycielami. Prowadzi szkolenia dla branży motoryzacyjnej, w tym szkolenia z zakresu RODO. Ponadto, posiada duże doświadczenie w bieżącym doradztwie prawnym na rzecz instytucji finansowych.