Od 8 lipca br. obowiązują nowe przepisy rozszerzające kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy. Zmiany wzbudzają wiele emocji i rodzą liczne pytania wśród przedsiębiorców. W przestrzeni publicznej pojawia się również wiele nieścisłości. Warto więc wyjaśnić, co rzeczywiście oznaczają nowe regulacje.

Najważniejsza informacja jest uspokajająca – umowy cywilnoprawne, w tym kontrakty B2B czy umowy zlecenia, nadal pozostają legalną i dopuszczalną formą współpracy. Nowe przepisy nie zakazują ich stosowania, lecz nakładają większy nacisk na to, aby były one prawidłowo skonstruowane i wykonywane zgodnie z ich rzeczywistym charakterem. Problem pojawia się wtedy, gdy umowa cywilnoprawna w swojej treści wskazuje na cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Najpierw polecenie, dopiero później decyzja

Jeżeli podczas kontroli Okręgowy Inspektor Pracy uzna, że zawarta umowa cywilnoprawna narusza przepisy lub w rzeczywistości powinna być umową o pracę, w pierwszej kolejności wyda polecenie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Pracodawca będzie miał obowiązek dostosować sposób współpracy do przepisów. Może to oznaczać zawarcie umowy o pracę albo zmianę warunków współpracy cywilnoprawnej poprzez usunięcie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy.

To jednak inspektor zdecyduje, jaki sposób usunięcia naruszeń będzie właściwy, a następnie oceni, czy polecenie zostało wykonane. Jeżeli pracodawca nie zastosuje się do wydanych zaleceń (nie wykona polecenia), inspektor będzie mógł wydać decyzję administracyjną o przekwalifikowaniu umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.

Jak wygląda decyzja o przekwalifikowaniu?

Decyzja wydawana przez Państwową Inspekcję Pracy (dalej jako „PIP”) będzie musiała zawierać wszystkie podstawowe elementy umowy o pracę, takie jak strony stosunku pracy, rodzaj umowy, data jej zawarcia, stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Obowiązkowym elementem będzie również szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne.

Choć co do zasady uwzględniana jest wola stron, nie ma ona decydującego znaczenia, jeśli rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków wskazuje, że strony łączy stosunek pracy. W praktyce liczy się przede wszystkim faktyczny charakter współpracy, a nie nazwa podpisanej umowy.

Decyzja nie działa wstecz

Istotnym ograniczeniem nowych przepisów jest brak możliwości obejmowania decyzją okresów wcześniejszych. Przekwalifikowanie będzie mogło dotyczyć wyłącznie przyszłości.

Jeżeli jednak inspektor uzna, że stosunek pracy istniał również wcześniej, będzie mógł skierować sprawę do sądu pracy. Oznacza to, że ewentualne ustalenie istnienia stosunku pracy za wcześniejsze lata nadal pozostaje możliwe, ale wyłącznie na drodze sądowej.

Od decyzji PIP zarówno pracodawca, jak i osoba zatrudniona będą mogli odwołać się do sądu pracy w terminie miesiąca od jej doręczenia. Co istotne, sama decyzja nie jest natychmiast wykonalna i zacznie obowiązywać dopiero po jej uprawomocnieniu.

Kiedy ryzyko jest największe?

Największe zagrożenie pojawia się wtedy, gdy osoba współpracująca na podstawie np. kontraktu B2B wykonuje obowiązki praktycznie identycznie jak pracownik etatowy – pracuje w tym samym miejscu, w tych samych godzinach, pod kierownictwem przełożonego i na podobnych zasadach organizacyjnych.

W takich przypadkach prawdopodobieństwo uznania takiej umowy za stosunek pracy jest bardzo wysokie.

To doskonały moment, aby przedsiębiorcy przeanalizowali obowiązujące modele zatrudnienia, sprawdzili, czy osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie funkcjonują w organizacji identycznie jak pracownicy etatowi, a w razie potrzeby zmodyfikowali zasady współpracy tak, aby odpowiadały rzeczywistemu charakterowi wybranego modelu zatrudnienia.

Interpretacja indywidualna jako forma zabezpieczenia

Nowe przepisy umożliwiają także wystąpienie do PIP o wydanie interpretacji indywidualnej. Jeżeli taka interpretacja potwierdzi, że przedstawiony model współpracy nie stanowi stosunku pracy, będzie ona wiążąca dla organu podczas późniejszej kontroli.

Takie zabezpieczenie działa jednak wyłącznie wtedy, gdy rzeczywisty przebieg współpracy odpowiada opisowi przedstawionemu we wniosku. Nawet niewielkie różnice mogą spowodować utratę ochrony wynikającej z interpretacji.

Należy również pamiętać, że nie ma gwarancji uzyskania korzystnego stanowiska. Może się okazać, że PIP uzna opisany model za stosunek pracy, co w praktyce może stać się początkiem kontroli.

Wniosek o interpretację kosztuje 40 zł, a inspekcja ma maksymalnie 30 dni na wydanie decyzji. Od wydanej interpretacji również przysługuje odwołanie do sądu pracy.

Wyższe kary za naruszenia

Nowe regulacje przewidują również surowsze sankcje. Inspektor będzie mógł nałożyć mandat do 5 tys. zł albo skierować do sądu wniosek o ukaranie osoby odpowiedzialnej grzywną sięgającą nawet 60 tys. zł. To dwukrotnie więcej niż wynosił dotychczasowy maksymalny wymiar kary.

Przepisy przewidują jednak okres przejściowy. Jeżeli pracodawca w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowych regulacji usunie stwierdzone nieprawidłowości, nie poniesie odpowiedzialności wykroczeniowej. Nie zwalnia go to jednak z pozostałych konsekwencji przekwalifikowania, takich jak obowiązki wynikające z prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy przepisów podatkowych.

Co oznaczają zmiany dla przedsiębiorców?

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy nie eliminują umów cywilnoprawnych z rynku, ale wyraźnie zwiększają znaczenie prawidłowego doboru formy zatrudnienia. Podmioty zatrudniające powinny zweryfikować stosowane modele współpracy i upewnić się, że odpowiadają one rzeczywistym warunkom wykonywania obowiązków.

Warto zrobić to przed ewentualną kontrolą. Skutki przekwalifikowania umowy mogą bowiem wykraczać daleko poza samą decyzję PIP i prowadzić do kolejnych postępowań dotyczących prawa pracy, składek ZUS czy rozliczeń podatkowych. Dodatkowo przewiduje się znacznie ściślejszą współpracę pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz organami podatkowymi, co zwiększy skuteczność wykrywania nieprawidłowości.

Materiał przygotowała:

Anna Przybylak
Aplikantka radcowska

Szuszczyński Kamińska Kancelaria Prawa Pracy

tel: +48 510 714 179

anna.przybylak@szuszczynski.pl

Specjalizuję się w kompleksowym wsparciu pracodawców w obszarze prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, ze szczególnym uwzględnieniem przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji. zarządzania ryzykiem prawnym związanym ze stosowanymi modelami zatrudnienia oraz współpracy ze stroną społeczną, w tym ze związkami zawodowymi.

Istotnym obszarem mojej praktyki są audyty stosowanych form zatrudnienia. Analizuję modele współpracy oparte na umowach cywilnoprawnych (w tym kontraktach b2b) pod kątem zgodności z przepisami. Wspieram klientów w minimalizowaniu ryzyka zakwestionowania przyjętych rozwiązań i przekwalifikowania współpracy w stosunek pracy, proponując praktyczne i biznesowo efektywne rozwiązania.