Dealerzy muszą mierzyć się z rozmaitymi kontrolami ich działalności. Tym razem na pierwszy plan wysuwają się weryfikacja przestrzegania sankcji gospodarczych przez organy celno-skarbowe oraz sprawdzanie umów B2B przez Państwową Inspekcję Pracy.

W ostatnim czasie dealerzy otrzymują liczną korespondencję od naczelników urzędów celno- skarbowych, którzy weryfikują przestrzeganie w branży automotive sankcji gospodarczych (głównie na Rosję i Białoruś), lub zawiadomienia z Państwowej Inspekcji Pracy o kontroli umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług. Wzmożone kontrole nie powinny szczególnie dziwić, ponieważ sankcje gospodarcze zostały zaostrzone, a jeśli chodzi natomiast o weryfikację umów cywilnoprawnych, zmiany w przepisach były już dawno zapowiadane i weszły w życie 8 lipca tego roku.

Kontrola z każdej strony

Zacznijmy od obowiązku przestrzegania sankcji gospodarczych. Wynika on nie tylko z przepisów prawa zamówień publicznych, ale dotyczy weryfikacji kontrahentów, z którymi stacje dealerskie współpracują, oraz konieczności monitorowania list sankcyjnych.

Gdy dealerzy zostaną wezwani do złożenia wyjaśnień i przedłożenia dokumentów, muszą odpowiedzieć na szereg pytań. Chodzi między innymi o to, czy w ostatnich latach mieli wyznaczony rynek zbytu w ramach umowy dealerskiej lub w umowie dystrybucyjnej i czy były narzucone przez importera ograniczenia w zakresie sprzedaży pojazdów poza wyznaczony obszar. Ponadto, organ kontrolny pyta, czy umowy dealerskie zawierały postanowienia ograniczające możliwość dalszego zbywania pojazdów przez nabywców na rynki objęte sankcjami, w tym na Białoruś i do Rosji. Idąc dalej, organ celno-skarbowy porusza takie tematy jak zakaz odsprzedaży pojazdów do nieautoryzowanego pośrednika poprzez wskazanie czy dealer otrzymał wytyczne importera dotyczące ograniczeń sprzedaży nowych pojazdów. Co więcej, organ prosi o podanie procedur, kryteriów lub dokumentów wymaganych od nabywców pojazdów, bowiem nowi właściciele powinni składać oświadczenia dotyczące celu zakupu, w szczególności zamiaru dalszej odsprzedaży, eksportu lub przekazania pojazdów innym podmiotom.

Warto pamiętać, że organ kontrolny weryfikuje, czy pracownicy firmy sprawdzają listy sankcyjne na powszechnie dostępnych i nieodpłatnych stronach internetowych. Dodatkowo pyta, czy dealer stosuje konsekwencje dla nabywców, którzy odsprzedają pojazdy do Rosji i na Białoruś (na przykład kary umowne). Według organów kontrolnych pracownicy dealerstwa powinni weryfikować kontrahentów na unijnych i krajowych wykazach osób oraz firm objętych zamrożeniem aktywów. Naczelnicy urzędów celno-skarbowych sprawdzają więc posiadanie procedury wewnętrznej, standardów postępowania firmy w zakresie przestrzegania sankcji gospodarczych wobec Rosji oraz pozostałych państw objętych listami sankcyjnymi.

Oprócz rozporządzeń unijnych w Polsce obowiązuje ustawa o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. Dlatego pracownik dealera sprzedający pojazdy powinien w pierwszej kolejności (niezależnie czy auto kupuje osoba fizyczna czy osoba prawna) sprawdzić dane klienta, ustalić beneficjenta rzeczywistego transakcji oraz powiązania kapitałowe klientów/dostawców poprzez weryfikację list sankcyjnych. Listę osób i podmiotów, wobec których są stosowane środki ograniczające (wraz z rozstrzygnięciem, który z tych środków ma do nich zastosowanie), prowadzi minister właściwy do spraw wewnętrznych. Wykaz publikowany jest w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami. Obowiązek weryfikacji dotyczy nie tylko klienta, ale również podmioty z nim powiązane.

Następnie trzeba sprawdzić kody celne towarów pod kątem ich ograniczeń w eksporcie lub imporcie. By dealer był zabezpieczony, należałoby wprowadzić do umów z kontrahentami oświadczenia o niepodleganiu sankcjom oraz prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy w razie ich naruszenia. Zanim to jednak nastąpi, istotne jest, aby dealer przeprowadził wewnętrzne szkolenie dla pracowników, które byłoby powtarzanie co roku lub w razie potrzeby.

Zadbać o ważne oświadczenie

Nie ulega wątpliwości, trzeba dmuchać tu na zimne, bowiem przepisy wskazanej ustawy zakazały przedsiębiorcom oraz podmiotom publicznym jakiejkolwiek współpracy z osobami i podmiotami umieszczonymi na liście sankcyjnej, a za naruszenie sankcji wprowadzono wysokie kary: karę finansowa w wysokości do 20 mln zł oraz karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż 3 lata. Aby sprawdzić, czy dane państwo i funkcjonujące w nim podmioty gospodarcze lub jego obywatele są objęte środkami ograniczającymi, warto skorzystać z unijnej listy EU Sanctions Map. Sankcje obejmują najczęściej zamrożenie określonych aktywów finansowych, zakaz prowadzenia handlu, eksportu lub importu określonych towarów, zakaz świadczenia usług, a także zakazy związane z możliwością wjazdu na terytorium Unii Europejskiej.

Mając to wszystko na uwadze, niezwykle istotne jest, aby handlowiec: weryfikował, z jakim podmiotem dealer zawiera umowę sprzedaży czy zakupu pojazdu, sprawdzał jego dane w oparciu o listy sankcyjne, konsultował pojawiające się wątpliwości z główną księgową lub dyrektorem finansowym w dealerstwie, a na końcu pobierał od kontrahenta oświadczenie, że zarówno klient, jak i podmioty z nim powiązane przestrzegają przepisów dotyczących kontroli eksportu i sankcji, w szczególności przepisów Unii Europejskiej, Niemiec i Stanów Zjednoczonych. Takie oświadczenie może znaleźć się tak w umowie sprzedaży/zakupu pojazdu, jak i w załączniku do takiej umowy.

Stosunek pracy vs umowa zlecenia

Odnieśmy się teraz do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (dalej PIP). Już na wstępie warto zwrócić uwagę, że inspektor może przyjść do dealerów bez wcześniejszej zapowiedzi. A jest co wyliczać, co Państwowa Inspekcja Pracy bierze pod lupę. Organ ten sprawdza przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa higieny pracy, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, stanu zatrudnienia kobiet i mężczyzn, oceny ryzyka zawodowego, jak również weryfikuje akta osobowe pod kątem szkoleń BHP i zaświadczeń lekarskich oraz kontroluje prowadzenie rejestru wypadków. Dodatkowo PIP sprawdza poprawność obliczenia oraz odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne. Urzędnik prosi o wskazanie liczby osób zatrudnionych w oparciu o przepisy Kodeksu pracy, a także o liczbę osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. I tu pojawia się największy problem u dealerów, którzy do tej pory współpracowali ze swoim składem personalnym w oparciu o umowę zlecenia czy umowę o świadczenie usług. Z jednej strony w dalszym ciągu jest to dopuszczalna forma zatrudnienia, ale z drugiej – nowe przepisy zmuszają do weryfikacji ich treści oraz oceny stanu faktycznego sprawy, czy są dobrze skonstruowane i czy odpowiadają do rzeczywistego charakteru współpracy. Kontroler będzie więc sprawdzał, czy dany stosunek cywilnoprawny ma cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Jeżeli podczas kontroli uzna, że zawarta umowa cywilnoprawna narusza przepisy lub w rzeczywistości powinna być umową o pracę, w pierwszej kolejności wyda polecenie usunięcia nieprawidłowości, które stwierdził. Co za tym idzie, pracodawca będzie musiał dostosować sposób współpracy do przepisów, czyli zawrzeć umowę o pracę albo zmienić warunki współpracy cywilnoprawnej, usuwając elementy charakterystyczne dla stosunku pracy. Jeśli tego nie zrobi, inspektor będzie mógł wydać decyzję administracyjną o przekwalifikowaniu umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę. Warto tutaj wspomnieć, że decyzja nie będzie działać wstecz, ale ewentualne ustalenie istnienia stosunku pracy za wcześniejsze lata nadal pozostaje możliwe wyłącznie na drodze sądowej.

I na koniec kluczowa kwestia – można wystąpić do PIP o wydanie interpretacji indywidualnej. Jeżeli taka interpretacja potwierdzi, że przedstawiony model współpracy nie stanowi stosunku pracy, będzie ona wiążąca dla organu podczas późniejszej kontroli. Co niezwykle istotne, już pojawiły się pozytywne dla dealerów interpretacje indywidualne, dlatego warto dobrze opisać stan faktyczny i skierować taki wniosek w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Trzeba zatem mieć na uwadze, że w branży automotive trwają nasilone kontrole. Bo oczywiście lepiej wcześniej się przygotować, zanim to my otrzymamy zawiadomienie o kontroli lub szereg pytań od naczelnika urzędu celno-skarbowego. Dobrze jest przy tym pamiętać, że można dodatkowo wystąpić do wspomnianych organów, aby wydłużyły czas na przedłożenie żądanych dokumentów, ponieważ okazanie ich dużą liczbę w krótkim terminie (na przykład w ciągu 7 dni) jest czasami po prostu możliwe.

Autor:

Małgorzata Miller

M. Krotoski Adwokaci i Radcy Prawni

664 330 302
malgorzata.miller@krotoski-adwokaci.pl

LinkedIn

Autorem artykułu jest Małgorzata Miller, radca prawny, ekspert w branży motoryzacyjnej. Członek Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego. Obsługuje dealerów jedno i wielomarkowych, m.in. Audi, VW, Porsche, Cupra, MG, BYD, Mercedes, KIA, marki Stellantis. Sporządza regulaminy, procedury, polityki, które są niezbędne w branży automotive, a jej nagrania są na YouTube i Spotify. Stale współpracuje z SAMAR, miesięcznikiem Dealer oraz Menadżer Floty.